CRM + IA para clínicas e consultórios

A clínica inteira no WhatsApp, com uma IA que prepara o dia do médico.

Grave a consulta e receba o resumo clínico pronto. Deixe o agente marcar consultas e conferir o PIX. Delegue à recepção com um clique. Tudo rodando na infraestrutura da própria clínica.

Agendar demonstração Ver o sistema por dentro
  • Número da recepção e do médico
  • Transcrição com separação de falantes
  • Nada sai sem confirmação do médico
  • Dados no seu servidor
Consulta transcrita · resumo pronto
PIX conferido · consulta marcada
Um dia na clínica

Do resumo da manhã à campanha da noite: cada tela na hora em que ela é usada.

As telas abaixo são recriações animadas do sistema, com pacientes fictícios. O comportamento é o do produto real.

07:30 · o médico abre o sistema

O dia começa com o resumo pronto e as ações preparadas.

O assistente olha a agenda de hoje e da semana, as consultas gravadas ontem, o WhatsApp esperando resposta e o chat interno. Escreve quatro seções curtas e deixa as ações mais úteis em cards: um clique envia, outro ajusta. Depois, é só perguntar.

  • Por voz ou por escrito. "Quais meus horários livres na quinta?", "O que a Ana relatou na última consulta?"
  • Nada sai sem confirmação. As ferramentas de ação só desenham o card. Quem envia, marca ou cria a tarefa é o médico.
  • Auditável. Cada resposta mostra os passos ("leu 20 mensagens do Bruno"). Dá para saber de onde saiu cada informação.
  • Regra clínica embutida. Não diagnostica, não prescreve, e cita a data da consulta de onde tirou o que está dizendo.
  • Dois pacientes com o mesmo nome? Ele pergunta de quem se trata antes de agir.
08:10 · a recepção abre o WhatsApp

Todo o WhatsApp da clínica em uma tela, com contexto.

Número da recepção e número do doutor lado a lado. Cada conversa mostra quem é o paciente, a etapa no funil, as tags, quem é o responsável e se a bola está com você.

  • Filtros que importam: sem resposta, cliente falou por último, aguardando cliente, minhas conversas, por etapa do funil.
  • Pediu horário? A barra de agendamento mostra só os horários livres daquele médico e envia a lista com um clique.
  • Mensagens rápidas com variáveis ({{primeiro_nome}}, {{saudacao}}), enquetes, áudio e mensagem programada para depois.
  • IA por conversa. Ligue ou desligue o agente em cada chat; quando o paciente pede uma pessoa, a IA sai sozinha.
  • Foto ou PDF que o paciente mandou vai para o prontuário com dois cliques.
09:00 · primeira consulta do dia

Grave a consulta. Receba o prontuário escrito e o que fazer agora.

Grave direto no navegador ou importe o áudio do celular. O sistema transcreve, separa quem falou e gera o resumo clínico em quatro campos. Na mesma leitura, propõe as ações que foram combinadas em voz alta.

  • Ações só do que foi dito: agendar retorno, solicitar exames, confirmar pelo WhatsApp, enviar orientações. Nada "por precaução".
  • Execute ou delegue. Cada ação pode ser feita na hora ou virar tarefa da recepção, com checklist e mensagem sugerida.
  • Transcrição navegável. Clique na fala e o áudio pula para o ponto. Corrija à mão quando o reconhecimento errar um termo.
  • Caiu a energia? A gravação fica salva em pedaços no navegador e é recuperada no próximo acesso.
  • Transcrição via Groq (Whisper) ou AssemblyAI; resumo via OpenAI. Chaves da própria clínica, cifradas no banco.
10:40 · uma paciente nova escreve

A recepção virtual que vende a consulta e confere o PIX.

O agente responde com o contexto da clínica, oferece os tipos de consulta do catálogo (nome, valor, duração), reserva o horário e envia a chave PIX. Quando o comprovante chega, lê a imagem, confere valor e data, e confirma a consulta na agenda.

  • Dois lembretes automáticos (véspera e 2 horas antes), sempre dentro da janela de 07:00 às 20:00.
  • Entra no Financeiro como "a conferir", com o comprovante anexado, até alguém bater com o extrato.
  • Só vende o que está no catálogo e liberado para ele. Não inventa valor nem chave PIX.
  • Palavras de bloqueio ("reclamação", "quero falar com alguém") transferem para uma pessoa na hora, com aviso na tela da equipe.
  • Espera o paciente terminar de mandar as três mensagens seguidas antes de responder; agente noturno por horário, se quiser.
  • Custo por agente visível em tokens e dólares. Três níveis de modelo: econômico, balanceado, premium.
12:00 · remarcações da tarde

Uma agenda que sabe o que é conflito.

Dia, semana, mês ou lista. Arraste para remarcar e o sistema avisa se o horário já está tomado para aquele médico. Cada tipo de atendimento tem cor própria: primeira consulta, retorno, exame, procedimento, ligação.

  • Por médico. O doutor vê a própria agenda; a recepção e o administrador veem todas. Filtro por tipo e status.
  • Horários livres calculados por profissional, os mesmos que a barra de agendamento oferece no WhatsApp e que o assistente responde.
  • Lembretes ao marcar, com texto pronto e ajustados para nunca sair de madrugada.
  • Cada agendamento leva ao paciente: conversa, prontuário e card no funil a um clique.
14:00 · a fila da recepção

A recepção recebe uma fila, não recados.

O que o médico delega da consulta vira tarefa com prazo, responsável, checklist e a mensagem sugerida. As vencidas aparecem primeiro. Enviar sai pelo número da clínica, nunca pelo WhatsApp pessoal do doutor.

  • Abas em aberto, minhas e concluídas; filtro por responsável ou fila geral.
  • Checklist de exames marcado item por item conforme o paciente entrega o resultado.
  • Preview editável antes de qualquer mensagem sair; mensagens rápidas da clínica no mesmo lugar.
  • O doutor acompanha sem executar: vê o que delegou, sem cobrar por fora.
15:30 · quem está em que etapa

O caminho de cada paciente, do primeiro contato ao fechamento.

Etapas configuráveis, cards com a foto do WhatsApp, temperatura (quente, morno, frio), tags, responsável e a data do próximo atendimento. Arraste entre colunas; fechar ou perder pede o motivo.

  • Busca por nome, telefone (mesmo digitando só os números), tag ou interesse.
  • Filtros por responsável, tag, período e "cliente aguardando".
  • Campos personalizados (convênio, indicação, data de nascimento) que o agente de IA também preenche durante a conversa.
  • Distribuição automática de novos contatos entre a equipe: rodízio ou por carga.
16:20 · chegou o resultado do exame

Fotos, laudos e áudios de cada paciente num lugar só.

Tudo que chega pelo WhatsApp (foto do exame, PDF do laudo, áudio) pode ser vinculado ao prontuário do paciente com um nome. Ou arraste arquivos do computador. Cada prontuário abre a conversa, a agenda e o funil daquele paciente.

  • Separado por tipo: foto, vídeo, áudio, documento. Visualizador de imagem e player de áudio na própria tela.
  • Só médico e administrador acessam. A secretária não vê dado clínico, e o servidor recusa mesmo que ela digite o endereço.
  • Cada abertura de prontuário fica registrada na trilha de auditoria.
  • Arquivos recebidos passam por uma lista de tipos permitidos: nada executável é exibido na tela.
18:00 · fechando o dia

O faturamento sai do que já aconteceu.

Sem lançar nada à mão. A receita vem das consultas gravadas e dos agendamentos, sem contar o mesmo atendimento duas vezes. Previsto, recebido, a conferir e em aberto no período, por médico.

  • Catálogo de tipos de consulta com valor, duração e chave PIX. É o que o agente usa para vender e o que vira preço sugerido ao marcar.
  • O que a IA aprovou por comprovante fica marcado "a conferir", com a imagem anexada, até alguém confirmar.
  • Exporta para Excel com valor como número e data como data: a planilha soma.
19:10 · a campanha continua sozinha

Reative pacientes sem queimar o número.

Escolha quem: conversas paradas há X dias ou uma lista colada da planilha. Escreva a mensagem com variáveis, monte os próximos passos (texto e enquete) e deixe o sistema enviar devagar: um por vez, com intervalo aleatório, teto diário e só dentro do horário civil.

  • Quem responde "não, obrigada" sai da sequência sozinho e recebe uma despedida. Quem pede para parar, para. "Não entendi" não conta como recusa.
  • Acompanhe em tempo real: enviadas, falhas, próxima em quantos segundos, cota do dia.
  • Público simulado antes de disparar; telefones normalizados (o nono dígito entra sozinho) e números inexistentes ficam de fora.
Tudo o mais que vem junto

Recursos que uma clínica usa toda semana.

Chat interno da equipe

Conversas diretas e grupos entre médico, recepção e administração, com contador de não lidas no menu. O recado não passa pelo WhatsApp do paciente.

Vários números de WhatsApp

Conecte por QR Code ou código de pareamento. Marque qual número é da recepção e qual é do doutor: cobrança e confirmação saem sempre pelo da clínica.

Mensagens rápidas com variáveis

{{primeiro_nome}}, {{saudacao}}, {{atendente}} e as colunas da sua lista importada. Enquete pronta como mensagem rápida também.

Mensagens programadas

Agende uma mensagem para depois; cancele sozinha se o paciente responder antes. Sempre dentro da janela de 07:00 às 20:00.

Enquetes no WhatsApp

Envie enquetes e veja o voto de cada paciente dentro do CRM, mesmo com a limitação da biblioteca do WhatsApp.

Agente por horário

Escolha um agente para responder fora do expediente, dia a dia da semana, com hora de início e fim. Durante o dia, quem atende é gente.

Campos personalizados

Texto, número, data ou lista (convênio, indicação, nascimento). O agente de IA coleta esses dados na conversa sem parecer formulário.

Importação de lista de pacientes

Suba o TXT exportado do sistema antigo: nome, telefone e CPF aparecem como observação na conversa quando aquele número escrever.

Distribuição automática

Novos contatos distribuídos entre a equipe por rodízio ou por quem tem menos atendimentos abertos. Cada pessoa vê o que é dela.

Custo da IA sob controle

Tokens e valor em dólar acumulados por agente, com botão de zerar. Limite de chamadas de IA por usuário por minuto.

Exportação para Excel

Financeiro e resultados de campanha saem em planilha com tipos corretos: número soma, data ordena.

Funciona no celular

Barra inferior, painéis que respeitam o teclado virtual, gravação de consulta pelo navegador do telefone.

Segurança e privacidade

Dado de saúde pede mais do que uma senha.

O sistema foi desenhado para uma clínica exposta na internet, guardando prontuário. Cada regra abaixo está no código do servidor, não só na interface.

Acesso por cargo, verificado no servidor

Administrador, doutor(a) e secretária. Prontuários, consultas, financeiro e assistente ficam fora do alcance da recepção mesmo digitando o endereço. O assistente nem enxerga as ferramentas clínicas quando quem pergunta é a secretária.

Trilha de auditoria

Quem leu qual prontuário, quem exportou a base, quem disparou campanha, qual ação a IA executou em nome de quem. Com usuário, cargo, IP e horário.

Chaves de API cifradas em repouso

OpenAI, Groq e AssemblyAI guardadas com AES-256-GCM. Um dump do banco sozinho não vale nada.

Sessão e formulários protegidos

Sessão em cookie httpOnly com proteção CSRF por double-submit, cabeçalhos de segurança (CSP) e HSTS em produção.

Login resistente a força bruta

Dez tentativas a cada 15 minutos por IP e usuário; senha com PBKDF2 de 100 mil iterações; mínimo de 10 caracteres com letras e números e lista de senhas proibidas.

IA que não age sozinha

Mensagens de pacientes e transcrições entram no modelo como dado, nunca como instrução. Toda ação do assistente vira um card que o médico confirma; o servidor revalida antes de executar.

Mídia recebida com lista de permissão

Anexos do WhatsApp só são exibidos se forem de tipos seguros; HTML e SVG nunca são servidos na tela. Limite de tamanho por arquivo.

Seus dados no seu servidor

Node.js e MongoDB rodando na infraestrutura da clínica (VPS ou máquina local, com HTTPS). A base é sua, sem intermediário.

Exemplo do que a trilha registra

09:04ler_consultamarina (doutor) abriu a consulta de Ana Paula Ribeiro de 23/09
10:47executar_acao_iaagente marcou Primeira consulta — Helena Duarte após comprovante PIX
14:06disparar_campanhaadmin iniciou "Reativação — 90 dias" para 128 contatos
16:22ler_prontuariomarina (doutor) abriu o prontuário de Ana Paula Ribeiro
18:31exportar_publicoadmin exportou financeiro 01/09–30/09 (xlsx)
Quem vê o quê

Três cargos, três telas de entrada.

Ao entrar, cada pessoa cai na tela de trabalho dela. O menu só mostra o que o cargo pode abrir, e o servidor confere de novo em cada pedido.

MC

Doutor(a)

entra no Assistente

Grava consultas, lê prontuários, confirma as ações da IA, acompanha o financeiro e a fila que delegou. Vê os próprios pacientes e conversa pelo próprio número quando quiser.

AssistenteConsultasProntuáriosFinanceiroCalendárioConversasSecretariaEquipeAgentesUsuários
JP

Secretária

entra na Secretaria

Atende o WhatsApp da clínica, agenda, move o funil e executa a fila de tarefas. Vê todos os atendimentos. Não vê consulta gravada, prontuário, financeiro nem o assistente clínico.

SecretariaConversasKanbanCalendárioEquipeProntuáriosConsultasFinanceiroAssistente
AD

Administrador

acesso total

Usuários e permissões por tag, conversa e número; instâncias de WhatsApp; agentes de IA e campanhas; chaves de API; configurações da clínica. Não tem WhatsApp próprio.

Tudo acimaAgentesCampanhasInstânciasUsuáriosConfigurações
Dúvidas frequentes

O que toda clínica pergunta antes.

Não achou a sua? Chame no WhatsApp e responda-se em minutos.

Preciso trocar meu número de WhatsApp?

Não. O número atual é conectado pelo QR Code (ou código de pareamento), como no WhatsApp Web. Dá para conectar mais de um: o da recepção e o do doutor, cada um com o seu papel.

A IA pode mandar mensagem sozinha para o paciente?

Só o agente de WhatsApp, e só nas conversas em que você ligou a IA (ou no horário do agente de plantão). O assistente do médico nunca envia nada: ele prepara o card e espera o clique. Quem pede para falar com uma pessoa tira a IA da conversa na hora.

Onde ficam os dados dos pacientes?

No seu servidor. O sistema roda em Node.js com MongoDB na infraestrutura da clínica. As chaves de IA são da própria clínica e ficam cifradas no banco. A trilha de auditoria registra quem acessou o quê.

Quanto custa a IA?

Você usa as suas chaves e paga diretamente aos provedores pelo uso. O sistema mostra o custo acumulado por agente (tokens e dólares), permite escolher entre três níveis de modelo e limita chamadas por minuto para ninguém estourar a conta.

A secretária vê o prontuário?

Não. Prontuários, consultas gravadas, financeiro e o assistente clínico são restritos a doutor(a) e administrador. O menu não mostra, e o servidor recusa o pedido mesmo que alguém digite o endereço.

Funciona no celular?

Sim. A interface se adapta ao telefone: barra inferior, painéis que respeitam o teclado virtual, gravação de consulta pelo navegador. Não precisa instalar aplicativo.

E se a transcrição falhar?

O áudio fica salvo. Um botão tenta de novo sem regravar. Se o reconhecimento errar um termo, você corrige o texto à mão e a correção passa a valer para o resumo e para os agentes.

O envio em massa não bloqueia o número?

O sistema foi feito para o oposto: uma mensagem por vez, intervalo aleatório entre envios, teto diário por número, só dentro do horário civil, e parada imediata para quem responde que não quer. Mesmo assim, campanhas em volume são uma decisão da clínica.

Veja o sistema rodando com os dados da sua clínica.

Uma demonstração de 30 minutos, pelo WhatsApp ou por vídeo, com as telas que você acabou de ver. Sem compromisso.

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